Собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы можем встретить формулировку «нотариально заверенная копия». Заверенные копии документов могут потребоваться где угодно, особенно это актуально для тех, кто не хочет носить с собой оригиналы, либо когда важные бумаги нужны сразу в нескольких местах одновременно. Во многих случаях такая копия будет иметь такую же юридическую силу, что и оригинал. Но как её правильно заверить?
За свидетельствованием верности копии документа может обратиться любое лицо, в том числе и лицо, не являющееся владельцем документа (без доверенности или иным образом оформленных полномочий). Достаточно предоставить документ, удостоверяющий личность.
Без предъявления подлинного документа нотариальное свидетельствование его копии невозможно. Нотариус сличает подлинный документ и его копию, о чем делает соответствующую запись в удостоверительной надписи на копии документа: «Свидетельствую верность этой копии с подлинником документа».
Для решения вопроса о возможности свидетельствования верности копии документа принимается во внимание тот факт, что документ должен иметь юридическое значение. Для придания документу юридической силы необходимо наличие таких обязательных реквизитов, как наименование организации и (или) структурного подразделения — автора, дата документа, регистрационный индекс, подпись. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь.
Для совершения нотариальных действий не принимаются документы, имеющие подчистки, приписки, зачеркнутые слова, неоговоренные исправления, а также содержащие сведения, порочащие честь, достоинство и деловую репутацию граждан, а также деловую репутацию юридических лиц и не соответствующие требованиям законодательства. Документы, составленные на иностранном языке, представляемые для совершения нотариальных действий, оказания услуг правового и технического характера, должны быть переведены на белорусский или русский язык, и верность перевода или подлинность подписи переводчика должны быть засвидетельствованы нотариально.
Срок действия документа значения не имеет, законодательством разрешено свидетельствование верности копии документа, срок действия которого истек. Однако не подлежат свидетельствованию копии брошюр, газетных публикаций и других печатных изданий. Не допускается свидетельствование верности копии с документов, выданных органами, регистрирующими акты гражданского состояния, и архивами органов, регистрирующих акты гражданского состояния, управлений юстиции облисполкомов, горисполкомов, если в них имеются исправления, в том числе оговоренные. Не подлежат свидетельствованию копии документов, содержащие сведения, не подлежащие разглашению в силу их секретности (с грифом «секретно» или «совершенно секретно»), а также с отметкой о запрещении свидетельствования копии с него (копированию не подлежит). Не подлежат свидетельствованию копии с документов, представляющих собой изложение сделки в простой письменной форме между физическими лицами или с участием физических лиц. Документ должен иметь юридическое значение и обязательные реквизиты, характерные для данного вида документов.
За свидетельствование верности копий документов взимается нотариальный тариф: до трех страниц – в размере 40 % от базовой величины, четыре страницы и более – в размере одной базовой величины. Законодательством также предусмотрены льготы для отдельных категорий граждан за совершение данного нотариального действия. Полностью от уплаты нотариального тарифа освобождаются инвалиды и участники Великой Отечественной войны. Льгота в размере 50 % от стоимости услуги предназначена для лиц, которым назначена пенсия в Республике Беларусь, инвалидам Ι и ΙΙ групп, детям-инвалидам в возрасте до 18 лет, а также представителям указанных лиц (при наличии документов, подтверждающих соответствующие полномочия), при условии свидетельствования верности копий документов, выданных на имя пенсионера, инвалида Ι или ΙΙ группы, детей-инвалидов в возрасте до 18 лет, инвалида и участника Великой Отечественной войны.
Ольга ЗЕЗЁТКО, нотариус Брестского нотариального округа
